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Category ArchiveEmpresarial

10 tips para implementar la digitalización

Las empresas saben que el cambio puede ser muy estresante para las organizaciones. Los procesos en transición producen inseguridades, duplicación de esfuerzos y brechas en los procedimientos a medida que el personal dilucida los viejos y nuevos protocolos dedicando tiempo para re aprender sus tareas diarias. La gestión del cambio puede ayudar a que la adopción de nueva tecnología sea menos caótica. Con la evolución de la digitalización en el horizonte, las empresas deben renovar sus tácticas para la gestión del cambio y embeberlas dentro de los planes de implementación de la digitalización.

 

  1. Explicar la motivación
    Compartir con el equipo el porqué de la adopción de la nueva tecnología y qué se espera lograr.
  1. Eliminar barreras
    Los empleados pueden enfrentar obstáculos para aprender nuevas habilidades y procesos. Trabajar para resolver los retos que enfrentan los empleados que incluyen aprendizaje, lectura y condiciones físicas.
  1. Reconocer los riesgos
    Toda iniciativa cuenta con riesgos y potenciales contratiempos. No se debe negarlos ni esconderlos. Si se deja que los empleados especulen sobre los posibles peligros, pueden asumir escenarios malos que serán mucho peor que el riesgo real.
  1. Ser honesto y justo
    Ser el ejemplo y asegurarse que los gerentes conocen las expectativas y siguen las normas específicas.
  1. Establecer una agenda realista
    No apurarse. Los calendarios no reales agregan mayor estrés y errores, frecuentemente generando contratiempos que demoran el proceso. Ser flexible siempre que sea posible.
  1. Dejar que los empleados opinen
    Invitar al personal de distintos niveles de la organización a las sesiones de planeamiento. Escuchar las ideas de los usuarios. Dar reconocimiento a los empleados por su contribución.
  1. Brindar educación y capacitación
    Enseñar los nuevos conocimientos que se requieren. Imponer distintos métodos de aprendizaje.
  1. Comunicar temprano y frecuentemente
    Mantener flujo en el diálogo entre la gerencia y el personal por medio de intercambios, fomentando los comentarios y el feedback.
  1. Ajustar los planes si es necesario
    Reconocer cuando los planes deben revisarse. Incluir puntos de control dentro del plan para decidir si avanzar o parar.
  1. Festejar los logros
    Recompensar al personal por sus logros. Festejar cuando se logran las metas.

Siguiendo estas simples normas, ayudará al personal a sentirse positivo y entusiasmado sobre la adopción de tecnología. Empleados involucrados son fundamentales para lograr que los proyectos de digitalización sean exitosos. Invertir tiempo y recursos en la gestión de cambio vale la pena.

Saludos.

El momento correcto para empezar a usar un Sistema ERP

“Los sistemas ERPs son muy costosos”

“Las pequeñas empresas no tienen tiempo ni recursos para invertir en un  ERP”

“Mejor esperemos a que la economía mejore…”

“Los empleados tienen mucho trabajo que hacer”

“Los usuarios no conocen de tecnología”

“Somos muy pequeños para un ERP”

“No quieren cambiar el sistema ya existente”

…bla..bla…bla

Hay muchas razones que vienen a la mente para justificar por qué no se debe invertir en un ERP ahora mismo, todas parecen válidas. Pero el hecho es que, en cualquier punto del tiempo, habrá siempre razones  para retrasar la decisión, entonces…¿Cuándo es el momento correcto para implementar un ERP en su organización? 😀

La verdad es que no hay tal momento correcto para empezar a utilizar un sistema ERP. Hay cientos de razones, por qué usar ERP ahora mismo tiene más sentido que esperar. El factor más importante en la toma de decisiones debe ser su costo vs beneficios. Y en realidad, los beneficios de un ERP siempre son muy superiores a sus costos (incluyendo el costo de tiempo y esfuerzo).

COSTOS:

“Los ERPS son MUY caros”, eso es un mito ahora. Hay muchos  sistemas modernos ERP a bajo costo y de código abierto que son muy competentes contra el antiguo ERP, y  la mayoría de estos sistemas ERP están disponibles en el modelo SAAS (Pago mensual por el uso del software), por lo tanto, la inversión inicial es muy baja. En términos de tiempo y recursos de aplicación, algunos de estos sistemas ERPs modernos son también muy fácil de usar y se tarda muy poco tiempo para poner en marcha el ERP en su organización, en algunos casos sólo tomo unos días o pocas semanas. Hoy en día, la mayoría de los usuarios están acostumbrados a internet (redes sociales y correo electrónico), debido a la disponibilidad de los teléfonos inteligentes de bajo costo y los ERP modernos tienen  el mismo tipo de interfaz gráfica que reduce la curva de aprendizaje del nuevo sistema.

Un sistema de contabilidad es una necesidad para cualquier negocio. Muchas veces, también utilizan otros sistemas, como hojas de cálculo, CRM, sistema de correo masivo, CMS, Inventario, planillas, etc.,etc. y más etc…, y aun así, se necesita hacer trabajo manual adicional en hojas de cálculo (Excel) para obtener los datos consolidados. Un sistema ERP le ofrece la información de todas las áreas bajo un mismo techo, por lo tanto, el cambio a un ERP debería ser una elección obvia.

BENEFICIOS

Hay miles de beneficios del uso de un sistema ERP, pero aquí están algunos de ellos.

  1. TIEMPO ES DINERO
    Primero lo primero, todos sabemos que nada es más preciado que el tiempo, y un sistema ERP ahorra mucho tiempo  ayudando a tomar decisiones importantes a tiempo, administrar los datos del negocio en un solo lugar, de una manera eficiente y transparente.
  1. GESTIONAR VENTAS EFECTIVAMENTE:
    Las ventas son la clave de cualquier negocio. Un buen sistema ERP te ayuda a gestionar tus clientes potenciales y oportunidades de una manera organizada. Puedes gestionar todas las comunicaciones/interacciones con tus prospectos en un lugar y a tiempo, realizar un seguimiento de todos los correos enviados, lo que conduce a aumentar la probabilidad de convertir a un potencial comprador a un Cliente.
  1. BUEN SERVICIO AL CLIENTE:
    El mejor servicio al cliente es otra cosa que siempre juega un papel vital en su éxito. Ya se trate de la adquisición de clientes, servicio post-venta o mejorar los tiempos de entrega, un ERP le da el poder para comunicar mejor al notificarle con tiempo lo que está sucediendo.
  1. COBRANZAS – CONTABILIDAD
    Realizar los cobros a tiempo es muy importante ya que afecta directamente el flujo de caja de su negocio. Cualquier buen ERP viene con una columna vertebral fuerte en finanzas, tesorería y contabilidad, que le ayuda a gestionar su facturación, pagos, declaración de impuestos, etc. de manera eficiente. También le da la libertad para comprobar todos los reportes financieros y contables sin ser un especialista en la materia.
  1. REPORTES GERENCIALES
    Uno de los beneficios más importantes de un ERP, es que puede acceder a todos los informes gerenciales en cualquier momento. Le proporciona toda la información importante, como la mayoría de los artículos rentables, los mejores clientes, la rotación de inventario, el tiempo promedio de sus despachos, los gastos y los ingresos, la alineación de la producción y la productividad de sus empleados. La posibilidad de acceder a estos informes le ayuda a tomar las mejores decisiones, sin ningún contratiempo y así incrementar la rentabilidad del negocio. Sin un ERP, conseguir todos esos datos de diferentes archivos o sistemas se convierte en un proceso engorroso y consume mucho tiempo.
  1. GESTIONAMIENTO DE INVENTARIO:
    Si usted se ocupa del inventario / stock,  es muy importante como se está consumiendo sus insumos y productos para ayudar a planificar la fabricación, compras y programación de entregas a sus Clientes.
  1. ADOPCION DE MEJORES PRÁCTICAS EN LA INDUSTRIA:
    Un sistema ERP te obliga a adoptar las mejores prácticas de la industria en lo referente a procesos y procedimientos en su empresa, lo que le da grandes ventajas en el mediano y largo plazo.
    La mayor parte de los beneficios anteriores son aplicables a todo tipo de empresas y seguramente justifican, de lejos, los costos incurridos en la adquisición de un sistema ERP.
    Si usted es propietario de una pequeña empresa y piensa que no tiene esa cantidad de datos / información para utilizar un ERP, usted debe recordar que una pequeña empresa debe ser más rápida y más ágil que la competencia, que tiene que hacer el trabajo inteligente en lugar de un trabajo duro y necesita cambiar su estrategia de negocio dependiendo de su situación. Un sistema ERP le ayuda a tomar ese tipo de decisiones en el momento correcto.

Para concluir, los costos de espera superan los costos de empezar a usar un ERP, por eso se debería comenzar a usar un ERP tan pronto como sea posible. El uso de un ERP es una necesidad en la era moderna. Inicie el proceso de selección de un ERP en este momento, pero no caiga en el modo de “parálisis por análisis”. Éstos son algunos de los criterios que debe tener en cuenta al seleccionar cualquier ERP sea en nube o en servidores locales, de código abierto ó propietaria: La sencillez, la amigabilidad con el celular, la personalización, actualizaciones futuras y el acompañamiento constante de su proveedor.

Saludos.

6 claves de las empresas que hicieron la transformación digital con éxito

Las empresas tradicionales que están teniendo mejores resultados ante los retos que plantea la nueva economía son aquellas que apuestan por la transformación digital. Esta transformación pasa por una reestructuración organizativa, de procesos, sistemas e incentivos, y debe contar con la participación e implicación de toda la organización y sus departamentos.

Y no sólo se trata de cambiar a nivel estructural, sino también a nivel estratégico: transformarse digitalmente implica pensar en tu modelo de negocio desde una perspectiva tecnológica, ver cómo el uso de las nuevas tecnologías te redefine por dentro como empresa y cómo afecta al modo en el que estás generando ingresos actualmente.

En este sentido, hemos detectado 6 características que son comunes en aquellas empresas que han llevado a cabo con éxito su transformación digital y se han convertido en empresas digitales efectivas.

  1. Centradas en el cliente
    Con la digitalización, los puntos de contacto (touchpoints) que los clientes tienen con las empresas a las que compran productos/servicios (con las que deciden interactuar) son múltiples y constantes. La experiencia relacional de un cliente con una empresa -antes, durante y después del proceso de compra- es clave, hasta el punto de que es ya prácticamente un factor más determinante que el precio a la hora de escoger proveedor.
    En el ámbito digital, las posibilidades de mejorar y elevar esa experiencia de los clientes son inmensas. Además, todos esos touchpoints (web, blog, redes sociales, servicio de atención al cliente, etc.) sirven para capturar datos de tu público objetivo a lo largo de todo el proceso de compra, datos que luego servirán para analizar y mejorar dicho proceso, así como para refinar la definición de tu comprador.
    Conocer en profundidad a tus clientes (¡no sólo datos demográficos y socioeconómicos!), saber por dónde se mueven, conocer cuál es la mejor manera de interactuar con ellos y ser capaces de ofrecerles una experiencia acorde o superior a sus expectativas, es fundamental para cualquier empresa que quiera llegar a ser digitalmente efectiva.
  2. El poder de los datos
    Como comentábamos, en un mundo digitalizado los puntos de interacción entre las empresas y sus clientes (o potenciales clientes) son constantes y se producen a diario a través de múltiples dispositivos. La buena noticia es que todos esos encuentros -clicks, mensajes, tweets, comentarios, visitas a la web, etc- se pueden capturar, medir, agregar y analizar.
    El poder del análisis de datos es inestimable. Las empresas que consigan establecer procesos que permitan sistematizar la captura y análisis de datos de cada interacción con un cliente serán capaces de tener un pulso constante con el mercado y saber cómo su producto/servicio puede ajustarse aún más a las necesidades de su público objetivo. Podrán redefinir el producto/servicio, refinarlo o cambiarlo y mantenerse siempre por delante de la competencia.
  3. Consistencia y continuidad a través de diferentes canales y dispositivos
    En relación con el primer punto, es imprescindible que la experiencia de los clientes sea lo más consistente y continua posible a través de todos los canales de interacción y a través de cualquier dispositivo, web o móvil. Experiencia consistente no sólo a nivel de diseño visual, sino de diseño de flujos y de respuestas interactivas.
    Y continua en el sentido de que tiene que facilitar la finalización del proceso de compra sin fricciones, por lo que muchas veces resultará necesario integrar servicios de terceros (como pasarelas de pago o de firma electrónica) de manera fluida y sin que ello altere la experiencia completa de los clientes, sino al contrario, la mejore.
  4. Redefinición de procesos operacionales
    Entendiendo la transformación digital como un cambio que debe afectar de raíz a toda la estructura empresarial, es imprescindible que dicha transformación también se produzca en todos los procesos de back-office, de los que depende principalmente la eficiencia de las empresas a nivel operacional. No sólo aquellas unidades o departamentos que están en contacto directo con los clientes deben digitalizarse. Se trata también de reducir los costes operacionales del negocio, reestructurando y digitalizando procesos.
  5. Monetización de modelos de negocio
    Las formas de monetizar una empresa digital cambian muchos esquemas tradicionales de flujos de ingresos. En ese sentido, otra característica de las empresas que han realizado con éxito su transformación digital es que se han atrevido a redefinir digitalmente sus modelos de negocio, repensando su propuesta de valor y determinando nuevas estrategias para generar ingresos.
    Existen muchas maneras de monetizar un negocio en la era digital. Tan sólo hay que tener visión estratégica para detectar qué vías de monetización son adecuadas para cada modelo de negocio, saber cómo transformar las existentes y cómo combinarlas con las nuevas fuentes de ingresos.
  6. Liderazgo IT – Integración con las unidades de negocio
    Para llevar a cabo una transformación digital de raíz tiene todo el sentido que los departamentos de IT dejen de estar en un segundo plano respecto a las decisiones estratégicas de los equipos directivos. La tecnología es fundamental en todo el proceso, además de serlo en la redefinición del modelo de negocio de cualquier empresa. Por eso hay que integrar a los departamentos de IT y fomentar su cooperación con la dirección y otras unidades clave en la gestión empresarial, como el departamento financiero. Si no se da una correcta inclusión, no se puede pretender ser una empresa digital efectiva.
    Completar con éxito la transformación digital no es fácil. Cada empresa debe ser capaz de determinar su ruta y establecer unos hitos y tiempos de ejecución que permitan realizarla de forma óptima. Se requiere esfuerzo y constancia, aunque estamos hablando de años antes de dar por finalizada la transformación digital de cualquier empresa.
    No cabe duda de que quienes están llevando este cambio de forma exitosa en sus compañías saben que hay aplicarse a fondo para ejecutar todos los puntos definidos en este artículo de la mejor manera posible, implicando a todos los trabajadores y sin olvidar que dicha transformación requiere también que quienes la lideran cuestionen el modo tradicional de hacer negocios.

Saludos.

10 errores más comunes en los procesos de transformación digital

  1. No entender qué es y qué implica la transformación digital de una empresa
    Según un estudio de Altimeter Group el primer error es no pararse a pensar qué es exactamente la transformación digital, que implica en el caso concreto de tu empresa o sector y, sobre todo, por dónde debes iniciarla.
    El estudio a cargo de la consultora tecnológica Altimeter Group puso de relieve que el camino de la transformación digital no es fácil: si bien el 88% de las empresas consultadas afirmó estar llevando a cabo algún tipo de acción en esa dirección, de entre las mismas sólo una de cada cuatro reconoció tener identificados qué aspectos digitales debían mejorar.
    Es decir, el 66% de la muestra estaba embarcada en una transformación sin saber en qué aspectos debía transformarse.
  2. No tener un plan definido ni unos objetivos marcados
    Sabiendo qué es y por dónde atacar la transformación digital, muchas empresas empiezan su implementación sin haber fijado una estrategia o, lo que resulta todavía más grave, sin haber analizado a fondo el punto de partida: es decir, la tecnología de la que ya disponen, sus capacidades organizativas, sus procesos, etcétera.
    También es cierto que, igual de importante es tener una hoja de ruta como disponer de la flexibilidad necesaria para irla adaptando a medida que se avanza, porque cada paso en la digitalización abrirá nuevos caminos que deberán considerarse.
  3. Procrastinar y no empezar nunca con la ejecución del plan
    Precisamente por lo complejo que resulta procesar el concepto de transformación digital y aterrizar en una estrategia, el propio plan de transformación es a veces el peor enemigo de su despliegue: son muchas las compañías que le dan vueltas y vueltas, sin darse cuenta de que con cada versión y con cada nueva remesa de cambios están perdiendo un tiempo precioso para pasar a la acción. El primer paso es el más difícil, pero es el más importante.
  4. Tener prisa
    Las prisas son, en general, una mala compañía en el despliegue de casi cualquier proyecto, pero la transformación digital inspira en muchas empresas una urgencia especial, a menudo motivada por la sensación de que la supervivencia en el espacio digital requiere que todas las compañías funcionen con la rapidez de reflejos de una startup.
  5. Creer que la transformación digital no implica a todos los departamentos
    También abundan las empresas que creen que el despliegue de una estrategia de transformación digital ha de ser promovida y afectar en última instancia a unos pocos departamentos –fundamentalmente, IT y marketing–, cuando en realidad para su éxito ha de abarcar a toda la organización.
  6. No contar con la implicación de la C-Suite o capa directiva
    En muchas ocasiones el quórum sobre la urgencia de la transformación digital es casi unánime, pero no lo suscriben las capas más altas de la organización, que prefieren concentrarse en la estrategia de negocio conforme a parámetros convencionales. Un CEO escéptico o poco comprometido con el proceso de transformación está firmando la sentencia de muerte de la empresa.
  7. No contar con el talento digital necesario
    Destinar a la transformación digital a equipos reducidos o sin las capacidades necesarias es otro de los grandes fallos cometidos por miles de empresas que están en proceso de transformarse digitalmente. De hecho, un estudio a cargo del Massachusetts Institute of Technology considera que es tan importante invertir en tecnología como en talento digital.
  8. La complacencia cuando se alcanza un grado superficial de digitalización
    Otro error recurrente es volverse complaciente o perder de vista el plan original tras lograr un primer hito. Los quick wins son importantes en cualquier proyecto si aumentan la motivación de sus promotores y refuerzan su vocación de llegar hasta el final, pero no cuando se convierten en una distracción o en una excusa para echar el freno y pensar que ya se ha alcanzado la meta.
  9. Considerar el presupuesto en digitalización como gasto, y no como inversión
    Aunque toda la literatura sobre el tema pone un gran énfasis en la importancia del talento y del liderazgo, no debemos olvidar una verdad fundamental: la transformación digital no es gratis, y requiere una buena dotación presupuestaria. Si el presupuesto procede de los excedentes es que no se está tomando en serio la transformación digital.
  10. Plantear en función de lo que hagan tus competidores directos
    Por último, otra gran trampa consiste en plantearse llevar a cabo la transformación digital en función de lo que hagan tus competidores directos, es decir, aquellas empresas que desarrollan la misma actividad que tu empresa, conforme a un mismo modelo de negocio. Si algo caracteriza a la economía digital es, precisamente, que diluye las fronteras entre industrias, como demuestra el hecho de que los grandes competidores de las empresas de telecomunicaciones hayan acabado siendo algunos de sus clientes, como Google, Facebook, Apple o Amazon.

Saludos.

“Mejores Prácticas”, a favor o en contra del crecimiento de una organización

Es importante que las organizaciones tengan claro el concepto de “mejores prácticas”, ya que muchas veces se confunde este concepto por estar un paso adelante de la competencia. Las organizaciones que piensan así simplemente están siguiendo prácticas estándares, esto se puede demostrar con lo siguiente:

 

¿Qué busca una organización?, una organización busca el incremento de la competitividad, esto se logra evolucionando constantemente, incluyendo también la evolución de sus mejores prácticas. Llevándonos a la conclusión de que si una organización permanece quieta en lo que hace, ésta no seguirá siendo la mejor, ya que sólo se requiere de un innovador para sacarlo de competencia.

Entonces, ¿qué es una mejor práctica?

Dejo algunas definiciones para su conocimiento:

  • Las mejores prácticas son las prácticas que otros ya han probado e implementado a la hora de mejorar procesos o de eliminar tareas de procesos redundantes/inefectivas.
  • Las mejores prácticas son “técnicas y métodos, procesos, actividades u otras acciones en el manejo empresarial que son más efectivas en generar un resultado particular.”

Podríamos decir que una mejor práctica no será una mejor práctica si se utiliza indiscriminadamente, es decir nunca hay que adherirse a un dogma de mejores prácticas, debido que esto puede limitar la motivación organizacional y sofocar las mejoras.

El punto de este escrito es que si usted es responsable del comportamiento de “mejores prácticas” en su organización, debe estar tratando de mejorar sus procesos, ya que si no lo hace usted estará fuera de la jugada.

Saludos