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Archivos de la etiquetas Por Dario Cuckier

¿Dónde está la información de las Empresas?

Crease o no, los informes de mercado acerca del almacenamiento de la información y su distribución, arrojan que en una compañía organizada, con un buen back-office (ERP), la cantidad de la información almacenada no supera el 20% de la documentación total de la compañía. ¿Y dónde está el 80% de la información?

El tema es que cuando la empresa crece en recursos humanos la diferencia se acentúa. La información estructurada depende de las transacciones, mientras que la información no estructurada depende de la voluntad de las personas, de su propia organización y en algunos casos especiales de la organización de la empresa.

La forma que encontraron las grandes empresas en los años 90 fue contratar servicios de documentación digital. Dicho servicio con el tiempo fue estandarizado por compañías de software como IBM a través de su producto FILENET, primero como DMS (Document Management System o Sistema de Gestión de Documentos), luego fue perfeccionándose hasta la actualidad donde se comercializa con las siglas de ECM (Enterprise Content Management o Administración de contenidos), que además de tener la funcionalidad del DMS, también posee herramientas de colaboración (como foros de discusión, chat, etc.), Administración de contenidos Web (Web Content Management) y portales, Administración de registros (Records Management) y en algunos casos Flujos de trabajo / Proceso de negocio (BPM Business Process Management).

En cualquiera de sus sabores, este tipo de software es utilizado para almacenar documentos en forma electrónica (ya sean imágenes, videos, documentos en papel, formularios, comprobantes, etc.), para luego poder rastrearlos. Resumiendo: “proporciona el almacenamiento, la seguridad y las capacidades de recuperación e indexación del contenido”.

Este software fue creciendo en las grandes empresas a partir de determinados pasajes en la historia digital, como ser las certificaciones de calidad, el nacimiento en su momento del EDI (Electronic Data Interchange o intercambio electrónico de datos entre distintas empresas y sistemas), el comercio electrónico con los Web Services, o la ley proclamada en USA luego del escándalo en ENRON (Sarbanes Oxley, también conocida como SOx, SarbOx o SOA, con el objetivo de vigilar a las empresas que cotizan en la bolsa, evitando que las acciones de las mismas sean alteradas de manera dudosa). Pero cuando hablamos de DMS o ECM, tenemos que pensar que solo es una herramienta, ya que no es suficiente con administrar el contenido. Por supuesto, acceder la versión correcta de los documentos y registros es importante, pero se debe ir más allá. “El contenido debe ser administrado de forma que ayude a conseguir los objetivos de negocio”.

Es decir, deben respetar los lineamientos y bases de los famosos mapas estratégicos o balanced scorecard, enunciados por Robert Kaplan y David Norton.

  • Orientados al cliente
  • Definición y comunicación de las estrategias
  • Gestión de los procesos
  • Capacitación e incentivación de los recursos humanos
  • Importancia de la información y el conocimiento para logro de objetivos

No alcanza con la herramienta, la misma debe ser implementada por personal altamente calificado, con mucha experiencia, ya que los procesos dependen fundamentalmente del negocio, como así también el acceso a la información en el tiempo esperado. Los proyectos DMS suelen ser implementados en etapas, comúnmente se comienza en función de las necesidades del cliente, es decir documentar digitalmente aquello que genera mayor tráfico de uso, aquello que genera temor de ser perdido o dañado, o aquello donde se necesita trazabilidad y/o control de cambios ya sea por inquietud de sus directivos o por certificaciones o informes de auditorías.

El punto álgido en una implementación de DMS es la interconexión con el ERP, es decir, que todos los comprobantes emitidos por el ERP sean capturados automáticamente por el DMS, y que todos los comprobantes escaneados o participes de algún circuito del ERP (órdenes de compra, remitos y facturas de proveedores de proveedores, certificados de exención de clientes y proveedores, certificados de Clave de Ingreso Tributaria de clientes y proveedores, ficha médica en Recursos Humanos, documentos tipo Office para cualquier modulo, etc.) ingresados vía DMS se puedan también visualizar desde el ERP. Actualmente el método de integración se realiza a través de Web Services. Tener en cuenta para su análisis que el ERP cuente con este camino disponible.

Funcionalidad

  • Indexación (generación de los índices de búsqueda)
  • Almacenamiento (distinto a guardar el atajo o link al archivo, el DMS guarda todas las versiones de los distintos documentos)
  • Estructuración (definición de la estructura de búsqueda, por cliente, por proveedor, por autor, por fecha, por tipo de documento, etc.).
  • Control de versiones (al grabar los documentos permite el seguimiento y su trazabilidad por fecha, autor, etc.)

Saludos