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Clasificación de software según su licenciamiento

Una licencia de software es un contrato de uso de dicho software, entre el proveedor y el usuario. En otros términos, solo se adquiere el uso del software, no se adquiere el programa o se convierte en propietario de él. El contrato de licencias es muy importante tanto para el software propietario como para el libre.

A continuación se mostrara la clasificación del software según su licencia de uso.

  • Software propietario
    En términos generales, el software propietario es software cerrado, donde el dueño del software controla su desarrollo y no divulga sus especificaciones. El software propietario es el producido principalmente por las grandes empresas, tales como Microsoft, Apple y otras. Antes de poder utilizar este tipo de software se debe pagar por él. Cuando se adquiere una licencia de uso de software propietario, normalmente se tiene derecho a utilizarlo en un solo computador y a realizar una copia de respaldo. En este caso la redistribución o copia para otros propósitos no es permitida.
  • Software shareware o de evaluación
    El software tipo shareware es un tipo particular de software propietario, sin embargo por la diferencia en su forma de distribución y por los efectos que su uso ocasiona, puede considerarse como una clase aparte. El software shareware se caracteriza porque es de libre distribución, de tal forma que se puede usar, contando con el permiso del autor, durante un periodo limitado de tiempo, después de esto se debe pagar para continuar utilizándolo, aunque la obligación es únicamente de tipo moral ya que los autores entregan los programas confiando en la honestidad de los usuarios. Este tipo de software es distribuido por autores individuales y pequeñas empresas que quieren dar a conocer sus productos. Muchas veces por ignorancia los programas de esta clase se utilizan ilegalmente. A menudo el software shareware es denominado como software de evaluación.
  • Software de demostración
    Es el software con fines netamente de demostración, el cual no es 100% funcional o deja de funcionar después de cierto tiempo. Es similar al software shareware con la diferencia de que en esencia es sólo software propietario limitado que se distribuye con fines netamente comerciales.
  • Software libre
    El software libre es software que, para cualquier propósito, se puede usar, copiar, distribuir y modificar libremente, es decir, es software que incluye archivos fuentes. La denominación de software libre se debe a la Free Software Foundation (FSF), entidad que promueve el uso y desarrollo de software de este tipo. Cuando la FSF habla de software libre se refiere a una nueva filosofía respecto al software, donde priman aspectos como especificaciones abiertas y el bien común, sobre software cerrado y ánimo de lucro. Esto no impide que el software libre se preste para que realicen negocios en su entorno.
  • Software de dominio publico 
    El software de dominio público (public domain software), es software libre que tiene como particularidad la ausencia de Copyright, es decir, es software libre sin derechos de autor. En este caso los autores renuncian a todos los derechos que les puedan corresponder.
  • Software semi-libre 
    Para la FSF el software semi-libre es software que posee las libertades del software libre pero sólo se puede usar para fines sin ánimo de lucro, por lo cual lo cataloga como software no libre.
  • Software freeware 
    El software freeware es software que se puede usar, copiar y distribuir libremente pero que no incluye archivos fuentes. Para la FSF el software freeware no es software libre, aunque tampoco lo califica como semi-libre ni propietario. El software freeware se asemeja más al software libre que al software propietario, porque no se debe pagar para adquirirlo o utilizarlo.

En resumen los diferentes tipos de software según su licencia pueden agruparse de varias formas, por ejemplo, por la disponibilidad de los archivos fuentes o por el costo que representa para el usuario. También es posible agrupar el software según los fines que persigue, aunque en este caso el resultado no ayuda mucho porque lo que interesa es diferenciar el software propietario del software libre.

Este es un punto muy importante dado que con relación a los costos de licencias del ERP (sobre todo a software propietario), el principal problema de las empresas usuarias es que no pueden distinguir con claridad y precisión entre lo que las licencias les permiten usar y lo que realmente utilizan. Esta dificultad surge debido a factores históricos, el cambio de las estructuras empresariales, muchos tipos de licencias del ERP y las interconexiones entre finanzas, informática, y legales.

Saludos.

Tipos de ERP

A la hora que las empresas toman la decisión de cambiar o adquirir un ERP se enfrentan a un sinfín de factores que influirán en la compra, como:

  • Económicos: desde el punto de vista monetario y de recursos en el tiempo.
  • Operativos: problemas en la puesta en marcha.
  • Funcionales: cuenta con toda la funcionalidad requerida.
  • Adaptativos: la empresa está en constante evolución.
  • Proveedores: garantías, conocimiento del ERP (implementación),  soporte.
  • Usuarios: tolerancia de cambios en su forma de trabajo.
  • Infraestructura: la arquitectura tecnológica debe soportar los requerimientos del ERP

Estos factores son muy importantes, pero para facilitar la decisión es importante conocer cómo funciona su organización, en otras palabras, se debe medir la dificultad de las operaciones que tienen, haciendo esto, tendremos los siguientes parámetros:

  • ERP estándar sectorizado o ERP vertical
  • ERP estándar general o ERP horizontal
  • Software a la medida

Teniendo claro en que parámetro se encuentra su organización, podrá proceder a analizar los factores mencionados anteriormente.

Para un mejor entendimiento de estos parámetros, dejare conceptos de estos parámetros.

  • ERP estándar sectorizado o ERP vertical
    Nos garantiza la especialización del software, la mejora continua de éste bajo la experiencia de cientos o miles de usuarios, el uso de un “lenguaje” natural entre software y usuarios. A cambio, los costes del software y/o implantación son altos, y además, tienen otros costes adicionales de mantenimientos elevados, justificados por consultorías y soporte muy especializado.
  • ERP estándar general o ERP horizontal
    Nos proporciona una experiencia más extensa, pero menos especializada, con multitud de módulos, y unos costes muy reducidos. A cambio, corre el riesgo de una evolución hacia sectores cada vez más divergentes del nuestro y de usar un “lenguaje” nada natural para el usuario. También poseen costes de mantenimiento, aunque suelen ser bajos, debido a un soporte poco especializado en el sector y justificado por un gran número de clientes.
  • Software a la medida
    Implica una alta especialización, no sobre nuestro negocio, sino sobre nuestro propio modelo de negocio, por lo que el software nos ayudará a realizar mejor nuestras tareas, lo que nos proporcionará gran estabilidad. Sin embargo, solo crece a petición del propio cliente, por lo que mientras no sea éste quien realice las peticiones de mejora, el software no evolucionará, ni en prestaciones, ni en operativa, ni tecnológicamente. Además, no aportará nunca nuevas experiencias a los usuarios, por lo que cualquier cambio en el modelo de negocio, implicará nuevos análisis y desarrollos. Su coste, puede parecer a priori bajo, pero a medio-largo plazo, los costes se disparan. No suele haber costes de mantenimiento, pero la mayoría de nuevos desarrollos, aunque sean simples cambios legales, requieren de inversiones importantes.

Bajo las premisas de esta diferenciación, determinar si el software que nos interesa ha de ser vertical, horizontal o a medida, debe resolverse en base a la respuesta a las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál es la especialización de mi negocio?
  • ¿Existen ERP verticales para mi modelo de negocio?
  • ¿Estoy dispuesto a adaptarme al software o debe adaptarse el software a mí?
  •  Los usuarios, ¿son proactivos o receptivos al software? Muchos usuarios son capaces de generar peticiones de mejora de la experiencia del software, sin embargo, otros se limitan a adaptar su operativa y funcionalidad a las nuevas reglas que le vienen impuestas por éste.
  • ¿Cuál debe ser el centro neurálgico del erp? ¿Producción, almacén, contabilidad, financiera, …? Aunque todas las áreas son importantes, pensemos que el ERP vertical tiende a resolver mejor algunas áreas (por ejemplo la productiva o de almacén) que otras (como compras, contabilidad, recursos humanos, etc.) dado que están especializados en ésas, y de alguna forma, siendo tratadas el resto como “comparsas” de las principales. En el caso del ERP horizontal no se puede considerar que haya módulos principales y otros secundarios, todos están alineados al mismo nivel.
  • ¿En qué áreas de mi empresa tengo cuellos de botella? ¿Administrativos, Logística, Producción, Compras, Financieros, …? El nuevo ERP deberá tratar de resolver y mejorar los procesos que agilicen las tareas en estas secciones de mayor incapacidad.
  • ¿Dispongo de tiempo para realizar grandes desarrollos adaptativos del estándar al modelo de negocio que yo necesito?
  •  Mi negocio ¿es estático o evoluciona constantemente?
  • El software que pretendo contratar, ¿evoluciona al mismo ritmo que mi negocio?
  • ¿Dispongo de personal que pueda testear el software desarrollado a medida?

Como vemos la elección de un ERP no es nada fácil, no es solo ver los requerimientos del negocio, sino ir hasta la estructura del software. Si nos ponemos en el caso de estos tres parámetros (vertical, horizontal, a medida), notaremos pros y contras, pero lo importante es especificar un buen coeficiente que nos permita diferenciar las respuestas entre estos tres parámetros, para que el resultado final nos proporcione un valor que ayude a tomar la decisión final.

Saludos.

¿Es suficiente el software de contabilidad?

La contabilidad es el corazón del sistema de conocimiento de una empresa. Necesitamos una solución de contabilidad para analizar nuestra situación financiera durante un período de tiempo, y también para cumplir con los requisitos legales. Si vemos la tendencia del software en la última década, el software de contabilidad es el claro ganador. Pero, una solución de contabilidad para una empresa, es suficiente para satisfacer las necesidades contables?
Para el análisis detallado, supongamos que gestionamos una empresa de fabricación de teléfonos móviles. Debemos preocuparnos por la adquisición de materias primas, producción de teléfonos y venta de estos a nuestros distribuidores. Para nosotros, el software de contabilidad nos ayudará a administrar los siguientes requisitos de manera muy eficiente:

  • Cuadro de Cuentas, maestro que lleva todos nuestros libros contables
  • Factura de ventas, ayuda a realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar de clientes
  • Factura de compra, para que pueda programar pagos a proveedores
  • Diario, como pagos, transacciones de gastos, vouchers, etc.
  • Informes de contabilidad, como las declaraciones de situación financiera, resultados, hoja de balance, balance de comprobación, etc.

Wuaaaauuu! Eso suena como toneladas de características en una sola pieza de software! Pero hay un dicho que me encanta decirlo y tratarlo de ponerlo siempre en práctica: “todo camino conduce a Roma”, la empresa también tiene muchos caminos (operaciones) que terminan en Roma, y en este caso Roma es la contabilidad. A continuación se presentan los pocos escenarios de la empresa que no pueden ser abordados por un software de contabilidad solo:

Contabilidad de Stock
Para fabricar móviles, tendremos que comprar materias primas, como la placa base del móvil, el procesador, la memoria RAM, la pantalla, etc. Al recibir los materiales comprados en nuestro almacén, la cuenta de activos actuales debe actualizarse. Pero, si estamos restringidos al software de contabilidad, nuestras últimas compras no se reflejarán en la cuenta de activo actual en tiempo real.
Lo mismo sucede con las entradas de entrega. Queremos que los gastos de los productos terminados se reserven en su entrega al cliente. Sería mucho más allá de la solución de contabilidad.
Fabricación
En el proceso de fabricación, tenemos que gestionar el costeo de las materias primas y las operaciones. Por lo tanto, para tener un seguimiento en tiempo real de nuestras operaciones de fabricación, es imprescindible que nuestras transacciones de fabricación deben tener el impacto en las cuentas pertinentes.
Recursos humanos
Las transacciones de un módulo de recursos humanos tiene un gran impacto en los libros de cuentas, especialmente para la empresa de servicios (salarios de los empleados, reclamos de gastos, la gestión de préstamos y los incentivos, asignación familiar, etc), además se pueden manejar proyectos, servicios y un montón de otras operaciones relacionadas con la contabilidad de alguna manera. Por lo tanto podríamos decir que: Si estamos restringidos a un software contable, entonces ni siquiera conseguiremos nuestra contabilidad correcta.

Necesitamos algo más que un sistema contable, necesitamos algo que afecte a cada aspecto de nuestras operaciones en una organización, necesitamos un ERP.
Como su nombre indica, un software para gestionar todos los recursos de nuestra empresa. Dado que es la gestión de sus acciones, como la contabilidad de las existencias, el seguimiento de costos relacionados con la fabricación, registro de las diversas transacciones de los empleados.

Entonces la pregunta del millón, si un ERP es tan maravilloso ¿por qué no todo el mundo está usando uno?
El crédito va a SAP, Oracle, Microsoft y otros jugadores en este rubro, generando algunos de los mitos que las personas erróneamente persiguen acerca de un software ERP.

Gran Compañía: Usted no necesita una solución de ERP a menos que sea una empresa de un millón de dólares.
Precio: Incluso si usted es una gran empresa, no puede permitirse el lujo de comprar una solución ERP sin cavar un gran agujero profundo en su bolsillo.
Usabilidad: El precio no es lo único que necesita para obtener un ERP. Usted debe tener un buen ojo para la interfaz de usuario monumentalmente desastrosa.

Pero ahora, gracias a la nube y las tecnologías de código abierto, la industria de software ERP ha experimentado un cambio de paradigma.

Nube
Solución de ERP basada en la nube ha reducido un costo de licencia, el nivel que incluso una pequeña empresa puede permitirse. Usted paga como usted va. Además, la aplicación basada en la nube tiene sus propios méritos como la accesibilidad en varios lugares y dispositivos. También ahorra su costo en la infraestructura de hardware y la gestión de la misma.

Open Source
El software de código abierto le da mucha flexibilidad en términos de cómo y dónde desea implementar la instancia de ERP de su empresa. Además, con la aplicación de código abierto, obtendrá toda la comunidad y no sólo la empresa privada limitada para su apoyo.

Bueno ahora hay una facilidad tremenda para obtener un sistema de acuerdo a las necesidades de la empresa. Es cuestión de buscar y analizar la mejor opción, recomiendo si no se está muy familiarizado a lo que es TI buscar un asesor de TI o un asesor empresarial.

Saludos