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El momento correcto para empezar a usar un Sistema ERP

El momento correcto para empezar a usar un Sistema ERP

“Los sistemas ERPs son muy costosos”

“Las pequeñas empresas no tienen tiempo ni recursos para invertir en un  ERP”

“Mejor esperemos a que la economía mejore…”

“Los empleados tienen mucho trabajo que hacer”

“Los usuarios no conocen de tecnología”

“Somos muy pequeños para un ERP”

“No quieren cambiar el sistema ya existente”

…bla..bla…bla

Hay muchas razones que vienen a la mente para justificar por qué no se debe invertir en un ERP ahora mismo, todas parecen válidas. Pero el hecho es que, en cualquier punto del tiempo, habrá siempre razones  para retrasar la decisión, entonces…¿Cuándo es el momento correcto para implementar un ERP en su organización? 😀

La verdad es que no hay tal momento correcto para empezar a utilizar un sistema ERP. Hay cientos de razones, por qué usar ERP ahora mismo tiene más sentido que esperar. El factor más importante en la toma de decisiones debe ser su costo vs beneficios. Y en realidad, los beneficios de un ERP siempre son muy superiores a sus costos (incluyendo el costo de tiempo y esfuerzo).

COSTOS:

“Los ERPS son MUY caros”, eso es un mito ahora. Hay muchos  sistemas modernos ERP a bajo costo y de código abierto que son muy competentes contra el antiguo ERP, y  la mayoría de estos sistemas ERP están disponibles en el modelo SAAS (Pago mensual por el uso del software), por lo tanto, la inversión inicial es muy baja. En términos de tiempo y recursos de aplicación, algunos de estos sistemas ERPs modernos son también muy fácil de usar y se tarda muy poco tiempo para poner en marcha el ERP en su organización, en algunos casos sólo tomo unos días o pocas semanas. Hoy en día, la mayoría de los usuarios están acostumbrados a internet (redes sociales y correo electrónico), debido a la disponibilidad de los teléfonos inteligentes de bajo costo y los ERP modernos tienen  el mismo tipo de interfaz gráfica que reduce la curva de aprendizaje del nuevo sistema.

Un sistema de contabilidad es una necesidad para cualquier negocio. Muchas veces, también utilizan otros sistemas, como hojas de cálculo, CRM, sistema de correo masivo, CMS, Inventario, planillas, etc.,etc. y más etc…, y aun así, se necesita hacer trabajo manual adicional en hojas de cálculo (Excel) para obtener los datos consolidados. Un sistema ERP le ofrece la información de todas las áreas bajo un mismo techo, por lo tanto, el cambio a un ERP debería ser una elección obvia.

BENEFICIOS

Hay miles de beneficios del uso de un sistema ERP, pero aquí están algunos de ellos.

  1. TIEMPO ES DINERO
    Primero lo primero, todos sabemos que nada es más preciado que el tiempo, y un sistema ERP ahorra mucho tiempo  ayudando a tomar decisiones importantes a tiempo, administrar los datos del negocio en un solo lugar, de una manera eficiente y transparente.
  1. GESTIONAR VENTAS EFECTIVAMENTE:
    Las ventas son la clave de cualquier negocio. Un buen sistema ERP te ayuda a gestionar tus clientes potenciales y oportunidades de una manera organizada. Puedes gestionar todas las comunicaciones/interacciones con tus prospectos en un lugar y a tiempo, realizar un seguimiento de todos los correos enviados, lo que conduce a aumentar la probabilidad de convertir a un potencial comprador a un Cliente.
  1. BUEN SERVICIO AL CLIENTE:
    El mejor servicio al cliente es otra cosa que siempre juega un papel vital en su éxito. Ya se trate de la adquisición de clientes, servicio post-venta o mejorar los tiempos de entrega, un ERP le da el poder para comunicar mejor al notificarle con tiempo lo que está sucediendo.
  1. COBRANZAS – CONTABILIDAD
    Realizar los cobros a tiempo es muy importante ya que afecta directamente el flujo de caja de su negocio. Cualquier buen ERP viene con una columna vertebral fuerte en finanzas, tesorería y contabilidad, que le ayuda a gestionar su facturación, pagos, declaración de impuestos, etc. de manera eficiente. También le da la libertad para comprobar todos los reportes financieros y contables sin ser un especialista en la materia.
  1. REPORTES GERENCIALES
    Uno de los beneficios más importantes de un ERP, es que puede acceder a todos los informes gerenciales en cualquier momento. Le proporciona toda la información importante, como la mayoría de los artículos rentables, los mejores clientes, la rotación de inventario, el tiempo promedio de sus despachos, los gastos y los ingresos, la alineación de la producción y la productividad de sus empleados. La posibilidad de acceder a estos informes le ayuda a tomar las mejores decisiones, sin ningún contratiempo y así incrementar la rentabilidad del negocio. Sin un ERP, conseguir todos esos datos de diferentes archivos o sistemas se convierte en un proceso engorroso y consume mucho tiempo.
  1. GESTIONAMIENTO DE INVENTARIO:
    Si usted se ocupa del inventario / stock,  es muy importante como se está consumiendo sus insumos y productos para ayudar a planificar la fabricación, compras y programación de entregas a sus Clientes.
  1. ADOPCION DE MEJORES PRÁCTICAS EN LA INDUSTRIA:
    Un sistema ERP te obliga a adoptar las mejores prácticas de la industria en lo referente a procesos y procedimientos en su empresa, lo que le da grandes ventajas en el mediano y largo plazo.
    La mayor parte de los beneficios anteriores son aplicables a todo tipo de empresas y seguramente justifican, de lejos, los costos incurridos en la adquisición de un sistema ERP.
    Si usted es propietario de una pequeña empresa y piensa que no tiene esa cantidad de datos / información para utilizar un ERP, usted debe recordar que una pequeña empresa debe ser más rápida y más ágil que la competencia, que tiene que hacer el trabajo inteligente en lugar de un trabajo duro y necesita cambiar su estrategia de negocio dependiendo de su situación. Un sistema ERP le ayuda a tomar ese tipo de decisiones en el momento correcto.

Para concluir, los costos de espera superan los costos de empezar a usar un ERP, por eso se debería comenzar a usar un ERP tan pronto como sea posible. El uso de un ERP es una necesidad en la era moderna. Inicie el proceso de selección de un ERP en este momento, pero no caiga en el modo de “parálisis por análisis”. Éstos son algunos de los criterios que debe tener en cuenta al seleccionar cualquier ERP sea en nube o en servidores locales, de código abierto ó propietaria: La sencillez, la amigabilidad con el celular, la personalización, actualizaciones futuras y el acompañamiento constante de su proveedor.

Saludos.

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